Aula Complementar 2: Redação Técnica - Ata, Relatório, Ofício e Requerimento

Redação Técnica - Ata, Ofício, Relatório e Requerimento

Já estudamos as composições escolares e literárias. As escolares como treino para o estudante aprender a expor ideias, expressar juízos, compartilhar a vida em sociedade, tendo voz.

Mas existem processos de comunicação que fogem a esse modelo. São textos de natureza profissional, correntes nas repartições públicas ou nos estabelecimentos comerciais e industriais. Circulam no meio produtivo do país e tratam de casos específicos. O preparo intelectual estende-se a este campo. Imagine-se que um estudante, associado a qualquer agremiação ou entidade, venha a ser eleito ou convocado para o exercício de uma função burocrática. Deve ele ter conhecimento dos trâmites redacionais de que deverá dispor.

Ata

Ata é um documento administrativo que tem a finalidade de registrar de modo sucinto a sequência de eventos de uma reunião ou assembleia de pessoas com um fim específico. É característica da Ata apresentar um resumo, cronologicamente disposto, de modo infalível, de todo o desenrolar da reunião.

A Ata, lavrada (escrita) em livro próprio, não admite alteração ou modificação de seus termos. Trata-se de uma narração concomitante ao tempo do evento, porém redigida com os verbos no pretérito perfeito. O livro em que se registra a Ata deve ter as páginas numeradas e rubricadas uma a uma: esta prática evita adulterações. O texto é corrido. Não se estrutura com parágrafos.

Quem a lavra (escreve) é o Secretário designado na reunião. Esse redator, muitas vezes se vale de anotações que faz em fichas no decorrer do evento, para posteriormente fazer o texto definitivo, o qual será assinado por todos os participantes da assembleia, ou apenas pelo presidente daquela sessão e pelo secretário que a lavrou.

No caso de haver necessidade de correção de fatos erroneamente registrados, é hábito usarem-se expressões tais como: "digo" - devidamente entre vírgulas. No caso de haver necessidade de inclusão de um dado esquecido, é comum usar-se a expressão "Em tempo:", antecedendo o acréscimo do dado. Tudo isto, entretanto é feito antes das assinaturas.

A professora Marina Martinez Nunes, em seu livro Redação em Relações Públicas, Sagra-Luzzatto, Porto Alegre, 1995, Dá-nos o seguinte esquema para estrutura da Ata:

INTRODUÇÃO

1. Dia, mês, ano e hora da reunião, por extenso.

2. Local do encontro: rua, número, cidade.

3. Pessoas presentes, devidamente qualificadas.

4. Presidente e secretário dos trabalhos.

TEXTO

"Onde se registram, na ordem cronológica em que foram discutidos, os assuntos relativos ao encontro; é realizada a leitura e a aprovação ou retificação da ata anterior, são apresentados o expediente e a ordem do dia, isto é, a disposição dos assuntos a serem tratados."

ENCERRAMENTO

Modelo: "nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião, sendo lavrada a presente ata, que vai assinada pelo Sr. Presidente e por mim, Secretário."

MODELO DE ATA

Condomínio Areias Brancas

ATA DA ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA DO CONDOMÍNIO EDIFÍCIO AREIAS BRANCAS REALIZADA EM 22 DE NOVEMBRO DE 2000

Aos vinte e dois dias do mês de novembro de dois mil, às 21:00 horas, em segunda convocação, em virtude da falta de "quorum" da primeira convocação, foi realizada no salão de festas do próprio edifício, a Assembleia Geral Ordinária do Condomínio Edifício Areias Brancas, sito nesta capital, na Rua Joaquim Floriano 1082, com a presença dos senhores condôminos, que assinaram a folha de presença. Iniciados os trabalhos foi eleito para presidente da mesa o Sr. Roberto Gomes, da unidade 65, o qual convidou a mim, Carlos de Souza, da unidade 84, para secretariá-lo. Após o que procedeu à leitura da Ordem do Dia constante no Edital de Convocação enviado a todos os condôminos através de cartas e cujos itens são: 1) APRESENTAÇÃO DAS MELHORIAS REALIZADAS DURANTE O ANO. 2) RATIFICAÇÃO SOBRE A UTILIZAÇÃO DO FUNDO DAS MELHORIAS E FUNDO DE RESERVA NAS DESPESAS ORÇAMENTÁRIAS, 3) DELIBERAÇÃO SOBRE ISENÇÃO DE TAXA CONDOMINIAL DO SÍNDICO, 4) DELIBERAÇÃO SOBRE AUMENTO PARA FUNCIONÁRIOS DO CONDOMÍNIO, 5) DELIBERAÇÃO SOBRE A CONTRATAÇÃO DE SEGURO RESIDENCIAL COLETIVO, 6) DEFINIÇÃO DE CONTRIBUIÇÃO CONDOMINIAL MENSAL E DEFINIÇÃO DAS MELHORIAS PARA O EXERCÍCIO DO ANO 2001, 7) ELEIÇÃO DE SÍNDICO, SUB SÍNDICOS E CONSELHEIROS PARA O EXERCÍCIO DO ANO DE 2001, 8)COMUNICAÇÃO SOBRE STATUS DO CASO STAR BLUE, 9) ASSUNTOS DE INTERESSE GERAL.
Com a palavra, o síndico entregou cópia de demonstrativo de despesas relativas ao presente exercício (em anexo) e informou que neste ano houve a finalização da decoração do hall de entrada; compra instalação e pintura das portas de depósito; limpeza da pedra ardósia; entrada da guarita. Em abril houve a pintura do salão de festas e troca dos vidros, sendo que a decoração deste ambiente e a instalação do playground haviam sido temporariamente suspensas devido à apropriação indevida do fundo de melhorias por parte da Administradora Star Blue e utilização de parte deste fundo para o pagamento da recisão de funcionários. Por deliberação da assembleia aprovou-se a compra de móveis para o salão de festas ainda este ano, limitado ao valor de R$ 12.000,00 (doze mil reais), dinheiro este disponível no fundo de melhorias. Com relação ao item RATIFICAÇÃO SOBRE A UTILIZAÇÃO DO FUNDO DE MELHORIAS E FUNDO DE RESERVA NAS DESPESAS ORÇAMENTÁRIAS, foi ratificado o uso do fundo de melhorias e fundo de reserva para despesas ordinárias no presente exercício, sendo que a partir do ano de 2001, será formado novo fundo de melhorias e fundo de reserva. Será zerada a conta de despesas ordinárias com o saldo do fundo de melhorias. Para o próximo exercício deverá haver divisão clara dos valores  de cada conta. Com relação ao item DELIBERAÇÃO SOBRE ISENÇÃO DE TAXA CONDOMINIAL DO SÍNDICO, ficou estabelecido que o síndico ficará isento da taxa relativa a despesas ordinárias e fundo de reserva. Com relação ao item DELIBERAÇÃO SOBRE AUMENTO PARA FUNCIONÁRIOS DO CONDOMÍNIO, estabeleceu-se que os funcionários não terão aumento, podendo ser reavaliada esta posição na assembleia de março de 2001.
Rua Joaquim Floriano, 1082 - Itaim -  CEP 04354-010 - São Paulo - SP Tel.: 1234-5678
Com relação a DELIBERAÇÃO SOBRE A CONTRATAÇÃO DE SEGURO RESIDENCIAL COLETIVO, decidiu-se pela contratação de seguro residencial coletivo (com cobertura de incêndio e roubo de bens) conjuntamente ao do edifício. Com relação  a DEFINIÇÃO DE CONTRIBUIÇÃO CONDOMINIAL MENSAL E DEFINIÇÃO DAS MELHORIAS PARA O EXERCÍCIO DO ANO DE 2001, deliberou-se que a contribuição mensal para pagamento das despesas ordinárias será de R$ 760,00 (setecentos e sessenta reais), o fundo de reserva de R$ 40,00 (quarenta reais) e fundo de melhorias de r$ 50,00 (cinquenta reais). Será avaliada pelo síndico a possibilidade da divisão do pagamento das despesas ordinárias e fundo de reserva em dois pagamentos com o objetivo de diminuir o valor inicial da arrecadação no dia primeiro de cada mês. A destinação do fundo de reserva está condicionada ao permitido na Convenção do Condomínio. Com relação à ELEIÇÃO DE SÍNDICO, SUB SÍNDICOS E CONSELHEIROS PARA O EXERCÍCIO DO ANO DE 2001, foram eleitos: Síndico Paulo Lopes de Souza (apto. 12), Primeiro Sub Síndico José Carlos da Silva (apto. 90), Segundo Sub Síndico Honório Prates (apto. 48), Conselheiros André Luiz Prado (apto. 26) e Lourival Benevides (apto. 55). Com relação ao CASO STAR BLUE, o Sr. Carlos (apto.84) informou que foi enviada ao Banco Real notificação apontando irregularidade cometida no pagamento do cheque de R$ 8.000,00 devido à divergência de assinatura, mas até a presente data o banco não havia se pronunciado. Outra notificação foi encaminhada, destinada a Seguradora Bem Viver, a qual existia vínculo através da Administradora Star Blue devido ao seguro fidelidade existente no período. A seguradora até o momento não havia se pronunciado oficialmente e estava analisando as pastas de prestação de contas do Condomínio. Com relação a ASSUNTOS DE INTERESSE GERAIS, o presidente deu a palavra aos participantes. O Sr. Reinaldo (apto. 13) manifestou a necessidade de retirar o controle remoto de acesso à garagem que está em posse dos porteiros, que deverá ser realizado após a automação dos portões. O Sr. Reinaldo (apto. 13) manifestou seu desagravo em função da entrada de não moradores na garagem do edifício, em desacordo com o Regimento Interno. Foi lhe apresentado que as pessoas que estão adentrando ao edifício, embora não moradores, são proprietários, filhos de moradores, ou funcionários de moradores, e, portanto não acarretariam problemas de segurança. Após discussão sem definir-se consenso sobre o caso deliberou-se sobre a necessidade de maior entendimento sobre o tema, e caso necessário, deveria ser alterado o Regimento Interno. Não tendo ninguém mais se manifestado, deu por encerrada a presente reunião, cuja ata foi por mim redigida e segue assinada pelo Sr. Presidente e por mim Secretário. São Paulo, 22 de novembro de 2000.

__________________________ 

 

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Roberto Gomes
Presidente 

 

Carlos de Souza
Secretário

     

Rua Augusta, 1082 - Cerqueira César -  CEP 04354-010 - São Paulo - SP Tel.: 3234-5678

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